Kundmapp

För varje kund i Lönebyrån ska det finnas en separat och tydligt strukturerad kundmapp. Denna mapp fungerar som bas för all dokumentation kopplad till lönehanteringen och ska följa en gemensam struktur för att skapa enhetlighet och spårbarhet.

Varje kundmapp innehåller två huvudkategorier: en mapp för lönekörning per år och en mapp för kollektivavtal. Under lönekörning per år skapas undermappar för varje enskilt kalenderår, till exempel 2025 eller 2026. Inom varje årsmapp skapas i sin tur en undermapp för varje månad, exempelvis "01 Januari", "02 Februari", och så vidare. Detta skapar en tydlig kronologisk ordning som gör det enkelt att följa löneprocessen över tid.

Under mappen för kollektivavtal sparas alltid kundens aktuella kollektivavtal samt eventuell personalhandbok. Denna information ska finnas tillgänglig för att säkerställa att lönehanteringen sker enligt rätt avtal och regler.

Varje månadsmapp innehåller tre viktiga delar: löneunderlag, preliminär lön och fastställd lön. I mappen för löneunderlag sparas allt inkommet material som används som grund för löneberedningen. Det kan exempelvis röra sig om tidrapporter, rörliga löner eller ändringar i anställningsförhållanden.

När löneberäkningen påbörjas samlas allt material som hör till i mappen preliminär lön. Här sparas bland annat preliminära lönebesked samt kontrollistor och avstämningar inför kundens attest.

När lönekörningen är avslutad och lönerna är attesterade och utbetalda, arkiveras slutgiltigt material i mappen fastställd lön. Denna mapp innehåller färdigställda lönebesked, bokföringsunderlag, semesterskuldlista för aktuell månad samt arbetsgivardeklarationen (AGI). Först när allt detta är korrekt sparat anses löneprocessen för månaden vara slutförd.

Uppdragsbeskrivning

För varje kund ska det finnas en uppdragsbeskrivning inlagd på kundsidan i Fortnox, under fliken Anteckningar. Syftet med uppdragsbeskrivningen är att ge en snabb, tydlig och relevant överblick över kundens löneuppdrag. Den fungerar som ett stöd för alla lönekonsulter, särskilt vid tillfälliga inhopp eller överlämningar, och bidrar till att lönekörningen kan genomföras korrekt och utan onödiga avbrott.

Beskrivningen ska vara kortfattad och lättöverskådlig, med fokus på information som är avgörande för lönehanteringen. Exempelvis kan det handla om löneintervall, kollektivavtal, eventuella avvikelser i rutiner, kontaktpersoner eller särskilda systemstöd som används.

Det är viktigt att uppdragsbeskrivningen hålls aktuell. Vid förändringar i kundens lönehantering ska innehållet uppdateras så snart som möjligt. Längst ned i texten anges initialer och datum för senaste uppdatering, vilket ger spårbarhet och tydlighet för alla som tar del av informationen. →

Bevakningslista

I Fortnox används en bevakningslista inom varje löneuppdrag för att följa upp månadens lönekörning. Listan fungerar som ett arbetsstöd och ger en tydlig överblick över vilka moment som är genomförda och vad som återstår. Den bidrar till ökad kvalitetssäkring och effektivitet i löneprocessen.

Bevakningslistorna är kopplade till respektive uppdrag och fördelade per ansvarig lönekonsult, men de är synliga för alla i byrån. Det innebär att alla medarbetare enkelt kan få en bild av läget för varje kund, vilket underlättar vid frånvaro eller behov av inhopp.

Efter varje genomfört moment markeras detta som klart i bevakningslistan. På så sätt blir det tydligt var i löneprocessen man befinner sig, vilket minskar risken för missade steg och skapar en trygghet i att inget faller mellan stolarna.

Även om listan har en standardiserad utformning för att säkerställa en enhetlig process, finns det möjlighet att justera den vid behov. Det kan till exempel handla om anpassningar för specifika kundavtal, andra pensionslösningar än Collectum och Fora, eller särskilda interna rutiner hos kunden – såsom egna deadlines eller extra rapportering.

Bevakningslistan är därmed ett levande verktyg som kombinerar struktur med flexibilitet, och som säkerställer att varje lönekörning kan genomföras korrekt och i tid.

Lönekörning

För varje uppdrag ska det finnas ett överenskommet deadline-datum för inlämning av underlag och färdigställd tidrapportering. Denna deadline ska ligga mellan den 5:e och 10:e varje månad, beroende på uppdragets omfattning och kundens interna rutiner. Tidsplanen säkerställer att lönekörningen kan hanteras effektivt och med hög kvalitet.

När tidrapporteringen är slutförd och underlagen klara, ska kundens kontaktperson skicka ett bekräftelsemail till den ansvariga lönekonsulten. Detta mail fungerar som ett godkännande för att lönekörningen kan påbörjas. Mailet sparas i kundens mapp under "Löneunderlag", och konsulten svarar på det för att bekräfta mottagandet. Därefter klarmarkeras momentet "Löneunderlag inkommit" i bevakningslistan i Fortnox.

Målet är att den preliminära lönekörningen ska vara färdigställd för kundens attest inom tre arbetsdagar efter att kompletta underlag inkommit. Kunden ska därefter återkoppla inom två arbetsdagar, antingen med godkännande eller eventuella justeringar. Det är viktigt att dessa tidsramar hålls för att säkerställa att löneutbetalningar sker i tid och utan onödiga fördröjningar.

Efter avslutad lönekörning ska rapportpaketet sparas i mappen "Färdigställd lön". Rapportpaketet inkluderar slutgiltiga lönebesked, bokföringsunderlag, AGI-filer samt eventuell semesterskuldlista. Detta är ett obligatoriskt moment i den månatliga lönehanteringen. Månaden betraktas inte som avslutad förrän detta material är korrekt arkiverat.

Läs mer

SALK 155

SALK 310
SALK 410
SALK 570

Kvalitetssäkring

För att säkerställa hög kvalitet i det arbete som utförs av Lönebyrån ska allt material granskas och kvalitetssäkras innan det skickas till kund eller rapporteras externt. Kvalitetssäkring är en central del av byråns arbetssätt och syftar både till att minimera fel och öka robustheten i leveransen.

Lönekörning

Alla lönekörningar ska granskas enligt fyra ögon-principen, vilket innebär att en annan lönekonsult alltid kvalitetssäkrar arbetet innan de preliminära lönebeskeden skickas för attest till kund. Denna granskning görs utifrån en fastställd checklista som finns tillgänglig i Lönebyråns gemensamma mappstruktur.

Utöver att säkerställa korrekthet i löneberedningen bidrar detta även till ökad kundkännedom inom teamet, vilket minskar sårbarheten vid tillfällig frånvaro eller överlämning. Genom att fler konsulter har insyn i kundens lönehantering ökar flexibiliteten och tryggheten i byråns leverans.

Rapportering

När det gäller extern rapportering – till exempel AGI, Fora, Collectum eller andra instanser – ska allt arbete som utförs av juniora konsulter också kvalitetssäkras enligt fyra ögon-principen. Rapporteringen får inte skickas in innan en mer erfaren kollega har granskat underlaget.

Denna rutin gäller oavsett om rapporteringen sker manuellt eller via automatiserade system, och syftar till att upprätthålla samma noggrannhet och professionalism i alla delar av löneuppdraget.

Läs mer

SALK 540

Rutin för hantering av semesterårsskifte

Semesterårsavslut är ett kritiskt moment i löneuppdraget och ska genomföras med noggrannhet för att säkerställa korrekta semesterdagar, semesterlöneskuld och systemövergång till nytt semesterår. Denna rutin beskriver hur och när avslutet ska genomföras, samt hur dokumentationen hanteras.

Semesterårsavslutet ska genomföras först när alla avvikelser för det gångna semesteråret är fullständigt registrerade och har hanterats i en lönekörning. Det innebär att frånvaro, justeringar och eventuella rörliga lönedelar som påverkar semesterlön måste vara korrekt inlagda och bekräftade. Avslutet får inte göras i förtid, eftersom det riskerar att skapa felaktiga saldo och beräkningar inför det nya året.

Tidpunkten för avslut styrs av vilket semesterår som tillämpas hos kunden. För kunder med semesterår som följer kalenderår (1 januari–31 december) ska avslutet göras först efter att januarilönen är hanterad, då eventuella decemberavvikelser kan påverka semesterberäkningen. För kunder med generellt semesterår (1 april–31 mars) genomförs avslutet först efter aprillönen, när hela perioden kan anses vara komplett.

När rätt tidpunkt är nådd ska avslutet göras i lönesystemet enligt aktuella rutiner. Lönekonsulten säkerställer då att intjänade dagar har förts över korrekt till nytt år, att uttag är registrerade, att sparade dagar stämmer med tillämpat avtal, samt att semesterlönen är rätt beräknad – inklusive eventuell påverkan från rörliga lönedelar.

Efter att avslutet är genomfört ansvarar lönekonsulten för att dokumentera hanteringen. Dokumentationen ska ge en tydlig bild av vad som gjorts, varför och på vilket underlag. Det ska bland annat framgå hur många dagar som har tjänats in, använts eller sparats, samt hur semesterlön beräknats. Eventuella manuella justeringar eller bedömningar ska också finnas med.

Dokumentationen sparas i kundens mapp, under tydlig rubrik. Syftet är att skapa spårbarhet, möjliggöra kvalitetssäkring och underlätta eventuell uppföljning eller övertag vid framtida konsultbyte.

Det är alltid den ansvariga lönekonsultens uppgift att säkerställa att semesterårsskiftet hanteras enligt denna rutin, och att dokumentationen är korrekt, tillräcklig och tillgänglig.

Läs mer

SALK 520

Kalenderårsskifte

Nytt kalenderår innebär arbete med årsrutiner på lön. Inför kalenderårsskiftet ska ansvarig konsult noggrant gå igenom alla relevanta uppgifter och utföra nödvändiga kontroller och avstämningar för att säkerställa korrekt lönehantering.

Innan arbete med kalenderårsskifte påbörjas ska lönekonsulten kontrollera att arbetsgivardeklarationer och övriga rapporter för det gångna året är fullständiga och korrekt inlämnade.

Förmånsvärden, skattefria ersättningar och skatteförfrågningar ska utfärdas i lönesystemet. Personaluppgifter och lönearter ska ses över

Som stöd i arbetet med årsrutiner används SRFs mall för arbetsbeskrivning och årsrutiner

Läs mer

SALK 525

Rutin för utlämning av räkenskapsinformation

Löneavdelningen ansvarar för att all räkenskapsinformation som hanteras inom ramen för ett kunduppdrag görs tillgänglig för kund eller redovisningsansvarig i enlighet med bokföringslagens krav. Informationen ska vara komplett, korrekt, spårbar och i ett format som möjliggör arkivering i minst sju år.

Räkenskapsinformation omfattar alla underlag som ligger till grund för lönekostnader, bokföringsposter, avstämningar och rapportering. Det gäller både uppgifter som rör själva löneberedningen och de system och filer som används för att hantera och lagra informationen.

För varje löneperiod ansvarar lönekonsulten för att bokföringsunderlag för löner, arbetsgivaravgifter och eventuella förmåner tas fram och kan överlämnas till kunden eller redovisningsansvarig i överenskommet format, vanligtvis som PDF och/eller SIE-fil.

I samband med detta ska även aktuell semesterskuld dokumenteras och göras tillgänglig. Det gäller både ackumulerade dagar och den beräknade kostnaden, inklusive eventuella rörliga lönedelar om sådana ingår i beräkningen. Semesterskuldlistan ska stämma överens med lönesystemets saldo och vara uppdaterad månadsvis eller enligt överenskommelse.

Löneavdelningen ansvarar också för att relevanta underlag till bokslut görs tillgängliga i god tid. Det kan exempelvis handla om information om upplupna löner, semesterlöneskulder, provisioners, samt uppgifter om antal årsanställda. Dessa uppgifter lämnas ut på begäran eller enligt avtal, ofta i samband med bokslutsarbete eller revision.

Om löneavdelningen hanterar kvitton, traktamenten eller andra digitala filer som ingår i löneunderlaget, ska dessa också levereras till kund eller redovisningsansvarig i strukturerad form. Filerna ska vara kopplade till rätt person och period, och levereras på ett sätt som möjliggör arkivering tillsammans med övriga löneunderlag.

Utöver detta ska även räkenskapsinformation som rör systemanvändning finnas dokumenterad. För varje kunduppdrag ska det finnas en aktuell systemkarta eller översikt över vilka system som används i uppdraget. Det gäller både det primära lönesystemet och eventuella försystem, exempelvis för tidrapportering, kvittohantering eller frånvaroregistrering. Dokumentationen ska tydligt visa hur data flödar mellan systemen, vilka moment som är manuella, samt vem som ansvarar för respektive systemdel.

Om lönesystemet tillåter det, ska lönekonsulten även kunna tillhandahålla behandlingshistorik eller loggar över registrerade ändringar, exempelvis i samband med frågor om rättelser, retroaktiva justeringar eller vid intern kontroll. Historiken ska vid behov exporteras och göras tillgänglig i läsbart format.

Det är lönekonsultens ansvar att säkerställa att all ovan nämnd information lämnas över till kund i rätt tid, i rätt format och med tillräcklig dokumentation för att kunna arkiveras enligt bokföringslagens krav. Vid förändringar i ansvar eller systemlösningar ska rutinen ses över och dokumenteras på nytt

Läs mer

SALK 230

SALK 535

SALK 540

Rutin för intern dokumentation

Denna rutin säkerställer att allt arbete som utförs av lönekonsulter inom Freja Ekonomi dokumenteras på ett strukturerat, tydligt och spårbart sätt. Korrekt dokumentation är avgörande för att kunna kvalitetssäkra arbetet, samarbeta effektivt och upprätthålla kontinuitet gentemot kund.

Dokumentation av arbete

Lönekonsulten ansvarar för att dokumentera sitt arbete löpande. Dokumentationen ska visa att uppdraget har genomförts enligt överenskommelse, tydliggöra hur arbetet har utförts, av vem och när, samt stödja fortsatt planering. Det ska vara möjligt att i efterhand granska uppdraget och följa dess gång, både för kvalitetssäkring och för att möjliggöra övertag av annan konsult vid behov.

Innehåll och omfattning

Den interna dokumentationen ska täcka alla centrala händelser och moment i ett löneuppdrag. Detta inkluderar exempelvis avstämningar, bedömningar, kommunikativa beslutspunkter samt återkommande rapportering.

Vid genomförande av väsentliga avstämningar eller rimlighetsbedömningar – till exempel kontroller av semesterlöneskuld, hantering av frånvaro, pensionsgrundande inkomst eller avvikelser i lönearter – ska konsulten dokumentera vad som granskats, när det gjordes, vem som utförde bedömningen och kort vad slutsatsen var.

Om frågor uppstår under arbetets gång som kräver tolkning av regelverk, intern diskussion eller kontakt med kundens ledning, ska även dessa situationer dokumenteras. Det ska framgå vad som har diskuterats, vem som var involverad i kommunikationen, vilket beslut som togs samt när det skedde. Detta gäller även interna bedömningar som påverkar lönehanteringen, till exempel hur oklara underlag har tolkats, beslut om att rätta felaktiga uppgifter eller hur kollektivavtal har tillämpats i specifika fall.

Inför inlämning av arbetsgivardeklarationer (AGI) ska dokumentationen visa när rapporten skickades in, vem som gjort det och vilka kontroller som genomförts innan inlämning. Vid avvikelser eller rättelser ska även detta antecknas.

Vid förändringar i uppdragets förutsättningar, till exempel förändringar i kundens personalstruktur, systemlösningar eller tillämpade avtal, ska en omprövning av uppdraget ske. Omprövningen ska dokumenteras med motivering, beslut och eventuell justering av uppdragsbeskrivning eller arbetsplan.

Innan nya kunduppdrag antas ska en strukturerad utvärdering göras av kundens verksamhet, systemmiljö, kollektivavtal och uppdragets komplexitet. Denna bedömning ska också dokumenteras och sparas innan avtal tecknas, för att säkerställa att uppdraget ligger inom ramen för byråns kompetens och resurser.

Spårbarhet och kommunikation

Dokumentationen ska ge en tydlig bild av vilka arbetsmoment som har utförts och vilka kontroller eller analyser som gjorts. Om det har förekommit viktiga frågeställningar eller beslut i dialog med kunden, ska detta sammanfattas skriftligt. Det ska framgå vad som diskuterats, när samt vilka personer som deltog i kommunikationen, inklusive vilka beslut eller återkopplingar som lämnats.

Insourcinguppdrag

Eftersom dokumentationen finns hos uppdragsgivaren, bör lönekonsulten föra egna tjänsteanteckningar som visar att arbetet utförts enligt avtal och SALK. Konsultens dokumentationsbehov bör även kommuniceras med uppdragsgivaren.

Överlämningsbarhet

All dokumentation ska vara upprättad på ett sätt som möjliggör övertag utan svårigheter. En annan lönekonsult ska enkelt kunna sätta sig in i uppdraget och fortsätta arbetet utan att behöva lägga tid på att rekonstruera information eller förstå vad som har gjorts. Det innebär att materialet ska vara fullständigt, informativt och logiskt strukturerat.

Arkivering

All dokumentation som rör ett uppdrag ska sparas i enlighet med gällande regelverk. Generellt gäller att dokumentationen ska arkiveras i minst tio år efter det att uppdraget har avslutats, eller så länge det är relevant enligt aktuell lagstiftning eller interna krav.

Ansvar

Det är varje lönekonsults ansvar att säkerställa att dokumentationen uppfyller kraven enligt denna rutin. God dokumentation är en grundläggande del av det professionella ansvaret i rollen som lönekonsult.

Läs mer

SALK 240

SALK 480

Behörigheter

För att upprätthålla informationssäkerhet och tydlig ansvarsfördelning ska Freja Ekonomi följa en strukturerad rutin för hur systembehörigheter hanteras vid löneuppdrag. Rutinen omfattar upplägg, förvaltning och avslut av behörigheter i både interna och externa system.

Upplägg av behörighet

Behörigheter beviljas endast när de krävs för att kunna utföra ett specifikt uppdrag. Vid upplägg ska det dokumenteras vilket system det gäller, åtkomstnivå, vilken kund det avser, vem som godkänt och datum för upplägg. Åtkomst ges enligt principen om "minsta möjliga behörighet".

För externa system som Skatteverket, Collectum eller Fora krävs ofta fullmakt. Kunden ska alltid informeras om vilka konsulter som har tillgång till deras system.

Förvaltning av behörighet

Behörigheter ses över löpande och minst en gång per år. Vid förändringar i uppdrag, roller eller längre frånvaro ska åtkomst justeras direkt. Tillfälliga behörigheter får endast ges med tydlig tidsbegränsning.

Avslut av behörighet

Vid avslut av uppdrag eller anställning ska alla kopplade behörigheter avslutas omgående, senast inom fem arbetsdagar. Det gäller både interna system och externa portaler. Uppdragsansvarig meddelar systemansvarig som genomför avslutet och dokumenterar åtgärden.

Vid behov av att avsluta extern åtkomst, exempelvis som deklarationsombud hos Skatteverket, ansvarar kunden för att ta bort behörigheten i sitt system.

Läs mer

SALK 260

Gallringsrutin

För att säkerställa att hantering av personuppgifter och uppdragsdokumentation sker i enlighet med gällande regelverk, ska Freja Ekonomi tillämpa en strukturerad gallringsrutin inom samtliga löneuppdrag. Rutinen utgår från kraven i GDPR, bokföringslagen och SALK, och syftar till att undvika onödig lagring av data samt att värna kundernas integritet.

Tillämpning och omfattning

Gallring omfattar all dokumentation som hanteras inom ett löneuppdrag – både digitalt och fysiskt. Det inkluderar till exempel löneunderlag, e-post, rapporter, bokföringsfiler, arbetsgivardeklarationer och interna tjänsteanteckningar. Både uppgifter som tillhör räkenskapsmaterial och sådana som inte gör det omfattas av denna rutin, men behandlas enligt olika regelverk.

Lagringstider och regelverk

Material som klassas som räkenskapsinformation ska sparas i minst sju år från räkenskapsårets utgång, i enlighet med bokföringslagen. Detta gäller exempelvis bokföringsunderlag, arbetsgivardeklarationer, rapportpaket och sammanställningar över semesterlöneskuld. Personuppgifter som inte omfattas av bokföringsskyldighet ska raderas så snart de inte längre är nödvändiga för uppdragets genomförande eller uppföljning, enligt GDPR:s princip om lagringsminimering.

Genomförande

Gallring ska genomföras regelbundet, minst en gång per år, med fördel i samband med årsavslut eller översyn av uppdraget. Det är lönekonsultens ansvar att gå igenom kundens dokumentation och identifiera material som inte längre behöver sparas. Dokument som inte omfattas av bokföringsskyldighet, som t.ex. tillfälliga underlag, utkast, dubletter och inaktuell kommunikation, ska tas bort från samtliga lagringsytor. Rensningen ska ske på ett sätt som säkerställer att informationen inte kan återskapas eller återsökas.

När ett uppdrag avslutas ska en särskild gallringskontroll göras. Endast det material som krävs enligt lag eller som bedöms relevant för framtida uppföljning får behållas. Övrig information, särskilt sådan som innehåller känsliga personuppgifter, ska raderas.

Dokumentation och ansvar

Gallringsåtgärder ska dokumenteras kortfattat – exempelvis genom en anteckning i kundens interna mapp – med datum för genomförandet och initialer på ansvarig konsult. Det är varje lönekonsults ansvar att utföra gallring i sina uppdrag

Läs mer

SALK 470

Rutin för överlämning av material vid avslut av löneuppdrag

När ett löneuppdrag avslutas ska Freja Ekonomi överlämna allt relevant material till kunden på ett säkert och strukturerat sätt. Syftet är att säkerställa kontinuitet, spårbarhet och att kundens rätt till räkenskapsmaterial tillgodoses.

Innehåll i överlämningen

Materialet som överlämnas ska vara komplett och inkluderar bland annat löneunderlag, rapportpaket, bokföringsfiler, arbetsgivardeklarationer, semesterskuldlistor och övriga dokument som använts i uppdraget. Även systeminställningar och historik som påverkar framtida lönehantering ska ingå.

Leverans och dokumentation

Överlämningen sker enligt överenskommelse med kund, vanligtvis via lösenordsskyddad filöverföring eller kundens eget system. Överlämningen dokumenteras med datum, innehåll och mottagare. Kunden ansvarar därefter för fortsatt lagring.

Rensning och arkivering

Efter överlämning raderas allt material som inte omfattas av bokföringsskyldighet från interna system. Dokument som krävs enligt bokföringslagen sparas i sju år. Kunden informeras om vad byrån behåller och vad som nu ligger på kundens ansvar.

Ansvar

Uppdragsansvarig lönekonsult ansvarar för att överlämning sker korrekt och enligt denna rutin.

Läs mer

SALK 710